Een e-mail omzetten naar PDF of Word op een Mac
Kort antwoord
Open het bericht in OldMail, kies PDF of Word in het menu naast de knop Exporteren als en druk op ⇧⌘E. Je krijgt een document met onderwerp, afzender, ontvangers, datum en de volledig opgemaakte tekst — bewaard waar je wilt.
Het werkt met elk formaat dat de app opent: een los .eml-, .emlx- of .msg-bestand, een bericht in een .pst- of .ost-archief, een .mbox-postbus of een hele map met berichten.
Waarom dit lastiger is dan het lijkt
Een e-mail als PDF bewaren klinkt als werk van één klik, en dat is het ook — als het bericht al in je mailprogramma staat. Apple Mail kan naar PDF afdrukken, en de meeste programma's kunnen dat.
Het wordt lastig als het bericht niet in een mailprogramma zit. Een .msg-bestand van Outlook dat iemand meestuurde, een bericht in een gearchiveerde .pst, een oude .eml van een back-upschijf: geen daarvan kun je afdrukken, want je Mac opent ze om te beginnen niet. Je importeert uiteindelijk het hele archief in een mailprogramma alleen om één PDF te maken.
Het bestand rechtstreeks lezen haalt die stap weg: open het bericht, exporteer het, klaar.
Wat er in het document terechtkomt
Het geëxporteerde bestand is opgemaakt om te lezen, niet als schermafbeelding van een postvak:
- Het onderwerp als kop.
- Daar direct onder de lijst met bijlagen — elk met naam en bestandstype, zodat je in één oogopslag ziet dat er een spreadsheet van 4 MB bij zat.
- Van, Aan, Cc en Datum, dan een lijn, dan de berichttekst.
- De tekst behoudt de oorspronkelijke opmaak, en afbeeldingen die in de e-mail zijn ingesloten gaan mee het document in in plaats van weg te vallen.
De bijlagen zelf worden bewust niet ingesloten. Dat is een keuze, geen omissie: het houdt een document met een bijlage van 20 MB klein genoeg om te mailen, terwijl toch wordt vastgelegd wat er bij zat. Heb je de bijlage ook nodig, bewaar hem dan apart van het bericht.
Zet een e-mail in vier stappen om naar PDF
-
Open het bericht
Druk in OldMail op ⌘O en kies het bestand —
.eml,.emlx,.msg,.mboxof een.pst/.ost-archief — of sleep het naar het venster. Bij een archief klik je door naar het gewenste bericht. -
Kies PDF of Word
Gebruik het kleine menu naast de knop Exporteren als in de knoppenbalk. Je keuze wordt onthouden, dus je stelt het maar één keer in.
-
Exporteer
Druk op ⇧⌘E of klik op de knop. Het document wordt gemaakt van het bericht dat je op dat moment leest.
-
Bewaar het
Er verschijnt een gewoon bewaarvenster, met een bestandsnaam die al uit de onderwerpregel is afgeleid. Kies een map en je bent klaar.
Alles gebeurt op je Mac: geen account, geen login en geen kopie van je postbus die naar een server gaat.
Andere manieren
OldMail is niet de enige route, en afhankelijk van wat je bij de hand hebt past een andere je misschien beter.
Druk af naar PDF vanuit je mailprogramma
Staat het bericht al in Apple Mail of Outlook, dan doen ⌘P en daarna het PDF-menu in het afdrukvenster het werk gratis. Dat is het juiste antwoord voor post die je normaal hebt ontvangen — het helpt alleen niet bij een bestand dat je Mac niet opent.
Stuur het eerst naar jezelf door
Het bericht in je mailprogramma krijgen en het dan afdrukken werkt, maar herschrijft de kopregels, voegt doorstuurrommel toe en is bewerkelijk bij meer dan één of twee berichten.
Online e-mail-naar-PDF-programma's
Ze bestaan en ze werken. Ze vragen ook dat je het bericht, en meestal de bijlagen, naar de server van iemand anders uploadt. Bij alles met klantgegevens, contracten of persoonlijke informatie is dat een slechte ruil.
Veelvoorkomende problemen
Het Word-bestand is .doc, geen .docx
De Word-export levert een .doc-bestand in Word 97-formaat op. Microsoft Word, Pages en LibreOffice openen het zonder klagen, en je kunt het daar opnieuw bewaren als .docx als je juist die extensie nodig hebt. De reden: macOS kan .doc van huis uit schrijven, terwijl .docx een aparte documentschrijver zou betekenen.
Mijn e-mail is heel lang
Lange berichten worden netjes verdeeld over zoveel A4-pagina's als nodig, in plaats van op de eerste pagina te worden afgekapt.
De PDF bevat de bijlagen niet
Dat is met opzet — zie hierboven. Namen en typen staan onder het onderwerp zodat de vastlegging volledig is, terwijl het document klein blijft.
Ik moet veel berichten exporteren
Exporteren werkt per bericht. Bij een map met bestanden of een groot archief open je het als tabblad, versmal je de lijst met het zoekveld en exporteer je de berichten die ertoe doen.
Open het in ongeveer een minuut
OldMail is gratis in de Mac App Store. Open een PST-, OST-, MSG-, EML-, EMLX- of MBOX-bestand en zet elk bericht erin om in een PDF- of Word-document — allemaal op je eigen Mac.
Veelgestelde vragen
Hoe bewaar ik een e-mail als PDF op een Mac?
Staat het bericht al in je mailprogramma, dan volstaan Command-P en PDF kiezen in het afdrukvenster. Voor een e-mail die als bestand is opgeslagen — .eml, .msg of een bericht in een PST-archief — open je hem in OldMail en druk je op Shift-Command-E, nadat je PDF hebt gekozen in het menu naast de knop Exporteren als.
Kan ik een .msg-bestand naar PDF omzetten op een Mac?
Ja. Open de .msg in OldMail en exporteer hem met Shift-Command-E. Er hoeft vooraf niets in een mailprogramma te worden geïmporteerd, en het bericht behoudt opmaak, ingesloten afbeeldingen en de lijst van wat er bij zat.
Zitten de bijlagen in de geëxporteerde PDF?
Nee, en dat is met opzet. Namen en bestandstypen van bijlagen staan direct onder het onderwerp zodat het document vastlegt wat er bij het bericht hoorde, maar de bestanden zelf worden niet ingesloten — daardoor blijft de PDF klein genoeg om te delen. Bewaar de bijlagen die je nodig hebt apart.
Kan ik naar Word exporteren in plaats van naar PDF?
Ja. Wissel het formaat in het menu naast de knop Exporteren als. Het resultaat is een .doc-bestand in Word 97-formaat, dat Word, Pages en LibreOffice allemaal openen; bewaar het daar opnieuw als .docx als je juist dat formaat nodig hebt.
Kan ik e-mails in een PST of OST omzetten naar PDF?
Ja. Open het archief, klik in de lijst op het gewenste bericht en exporteer het. Je hoeft het archief niet om te zetten of eerst in Outlook te importeren.