Eine E-Mail auf dem Mac in PDF oder Word umwandeln
Kurze Antwort
Öffnen Sie die Nachricht in OldMail, wählen Sie im Menü neben der Schaltfläche Exportieren als PDF oder Word und drücken Sie ⇧⌘E. Sie erhalten ein Dokument mit Betreff, Absender, Empfängern, Datum und dem vollständig formatierten Text — gespeichert, wo Sie möchten.
Das funktioniert bei jedem Format, das die App öffnet: einer einzelnen .eml-, .emlx- oder .msg-Datei, einer Nachricht in einem .pst- oder .ost-Archiv, einem .mbox-Postfach oder einem ganzen Ordner voller Nachrichten.
Warum das schwerer ist, als es aussieht
Eine E-Mail als PDF zu speichern klingt nach einer Sache von einem Klick — und das ist es auch, wenn die Nachricht bereits in Ihrem Mailprogramm liegt. Apple Mail kann in ein PDF drucken, und die meisten anderen Programme können das ebenfalls.
Schwierig wird es, wenn die Nachricht nicht in einem Mailprogramm liegt. Eine angehängte Outlook-Datei im Format .msg, eine Nachricht in einem archivierten .pst, eine alte .eml von einer Sicherungsfestplatte — nichts davon lässt sich drucken, weil Ihr Mac diese Dateien überhaupt nicht öffnet. Am Ende importieren Sie ein ganzes Archiv in ein Mailprogramm, nur um ein einziges PDF zu erzeugen.
Die Datei direkt zu lesen erspart diesen Schritt: Nachricht öffnen, exportieren, fertig.
Was im Dokument landet
Die exportierte Datei ist zum Lesen gestaltet und nicht als Bildschirmfoto eines Posteingangs:
- Der Betreff als Überschrift.
- Direkt darunter die Liste der Anhänge — jeder mit Namen und Dateityp, sodass Sie auf einen Blick sehen, dass an der Nachricht eine 4 MB große Tabelle hing.
- Von, An, Cc und Datum, dann eine Linie, dann der Nachrichtentext.
- Der Text behält seine ursprüngliche Formatierung, und in der E-Mail eingebettete Bilder wandern mit ins Dokument, statt wegzufallen.
Die Anhänge selbst werden bewusst nicht eingebettet. Das ist eine Entscheidung und kein Versäumnis: Ein Dokument mit einem 20 MB großen Anhang bliebe sonst nicht klein genug zum Verschicken — festgehalten wird trotzdem, was angehängt war. Brauchen Sie den Anhang ebenfalls, speichern Sie ihn getrennt von der Nachricht.
Eine E-Mail in vier Schritten in ein PDF umwandeln
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Die Nachricht öffnen
Drücken Sie in OldMail ⌘O und wählen Sie die Datei —
.eml,.emlx,.msg,.mboxoder ein.pst/.ost-Archiv — oder ziehen Sie sie auf das Fenster. Bei einem Archiv klicken Sie sich zur gewünschten Nachricht durch. -
PDF oder Word wählen
Nutzen Sie das kleine Menü neben der Schaltfläche Exportieren als in der Symbolleiste. Ihre Wahl wird gemerkt, Sie stellen sie also nur einmal ein.
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Exportieren
Drücken Sie ⇧⌘E oder klicken Sie die Schaltfläche. Das Dokument entsteht aus der Nachricht, die Sie gerade lesen.
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Speichern
Es erscheint ein normales Speicherfenster, der Dateiname ist bereits aus der Betreffzeile abgeleitet. Ordner wählen, fertig.
Alles passiert auf Ihrem Mac: kein Konto, keine Anmeldung und keine Kopie Ihres Postfachs, die an einen Server geht.
Andere Wege
OldMail ist nicht der einzige Weg, und je nachdem, was Ihnen zur Verfügung steht, passt ein anderer vielleicht besser.
Aus dem Mailprogramm in ein PDF drucken
Liegt die Nachricht bereits in Apple Mail oder Outlook, erledigen ⌘P und anschließend das PDF-Menü im Druckdialog die Sache kostenlos. Für normal empfangene Mails ist das die richtige Antwort — bei einer Datei, die Ihr Mac nicht öffnet, hilft es nur eben nicht.
Sie sich erst selbst weiterleiten
Die Nachricht ins eigene Mailprogramm zu holen und dann zu drucken funktioniert, schreibt aber die Kopfzeilen um, fügt Weiterleitungsballast hinzu und ist bei mehr als ein, zwei Nachrichten mühsam.
Online-Konverter von E-Mail zu PDF
Es gibt sie, und sie funktionieren. Sie verlangen aber, dass Sie die Nachricht und meist auch ihre Anhänge auf einen fremden Server hochladen. Bei allem mit Mandantendaten, Verträgen oder persönlichen Angaben ist das ein schlechter Tausch.
Häufige Probleme
Die Word-Datei ist .doc, nicht .docx
Der Word-Export erzeugt eine .doc-Datei im Word-97-Format. Microsoft Word, Pages und LibreOffice öffnen sie anstandslos, und Sie können sie dort als .docx neu speichern, wenn Sie genau diese Endung brauchen. Der Grund: macOS bringt das Schreiben von .doc von Haus aus mit, während .docx einen eigenen Dokumentschreiber im Gepäck bedeuten würde.
Meine E-Mail ist sehr lang
Lange Nachrichten werden sauber über so viele A4-Seiten verteilt, wie sie brauchen, statt auf der ersten Seite abgeschnitten zu werden.
Das PDF enthält die Anhänge nicht
Das ist Absicht — siehe oben. Namen und Dateitypen stehen unter dem Betreff, damit die Aufzeichnung vollständig ist, während das Dokument klein bleibt.
Ich muss viele Nachrichten exportieren
Der Export arbeitet immer mit einer Nachricht. Bei einem Ordner voller Dateien oder einem großen Archiv öffnen Sie es als Tab, grenzen die Liste mit dem Suchfeld ein und exportieren die Nachrichten, auf die es ankommt.
In etwa einer Minute geöffnet
OldMail ist kostenlos im Mac App Store. Öffnen Sie eine Datei im Format PST, OST, MSG, EML, EMLX oder MBOX und verwandeln Sie jede Nachricht darin in ein PDF- oder Word-Dokument — alles auf Ihrem eigenen Mac.
Häufige Fragen
Wie speichere ich eine E-Mail auf dem Mac als PDF?
Liegt die Nachricht bereits in Ihrem Mailprogramm, genügen Command-P und die Wahl von PDF im Druckdialog. Bei einer als Datei gespeicherten E-Mail — .eml, .msg oder einer Nachricht in einem PST-Archiv — öffnen Sie sie in OldMail, wählen im Menü neben der Schaltfläche Exportieren als PDF und drücken Shift-Command-E.
Kann ich eine .msg-Datei auf dem Mac in ein PDF umwandeln?
Ja. Öffnen Sie die .msg-Datei in OldMail und exportieren Sie sie mit Shift-Command-E. Vorher muss nichts in ein Mailprogramm importiert werden, und die Nachricht behält ihre Formatierung, ihre eingebetteten Bilder und die Liste dessen, was angehängt war.
Sind die Anhänge im exportierten PDF enthalten?
Nein, und das ist Absicht. Namen und Dateitypen der Anhänge stehen direkt unter dem Betreff, damit das Dokument festhält, was mit der Nachricht kam — die Dateien selbst werden aber nicht eingebettet, damit das PDF klein genug zum Teilen bleibt. Speichern Sie benötigte Anhänge getrennt.
Kann ich statt in PDF nach Word exportieren?
Ja. Wechseln Sie das Format im Menü neben der Schaltfläche Exportieren als. Das Ergebnis ist eine .doc-Datei im Word-97-Format, die Word, Pages und LibreOffice alle öffnen; speichern Sie sie dort als .docx neu, wenn Sie genau dieses Format brauchen.
Kann ich E-Mails aus einer PST- oder OST-Datei in ein PDF umwandeln?
Ja. Öffnen Sie das Archiv, klicken Sie in der Liste auf die gewünschte Nachricht und exportieren Sie sie. Das Archiv muss weder umgewandelt noch vorher in Outlook importiert werden.